Gmail spazio esaurito: cosa succede e come rimediare

Quando i 15 GB dell'account Google sono pieni, Gmail smette di funzionare: secondo la guida di Google non puoi né inviare né ricevere email, e i messaggi che ti scrivono tornano al mittente. La prima mossa non è cancellare mail vecchie. È svuotare Spam e Cestino, perché finché restano lì contano nel limite.

Spesso la colpa non è della posta. I 15 GB sono condivisi con Drive, Foto e i backup di WhatsApp su Android, e una casella quasi vuota può stare in un account pieno di video.

Cosa smette di funzionare quando lo spazio finisce

La pagina «Come funziona lo spazio di archiviazione di Google» elenca le conseguenze: niente nuovi file su Drive, niente backup di foto e video su Google Foto, niente nuovi file in Documenti, Fogli e Presentazioni, e finché non rientri nella quota nessuno potrà modificare o copiare i file interessati. L'accesso all'account resta possibile.

Per Gmail le due guide di Google non usano lo stesso verbo. Quella sulla quota dice che la capacità di inviare e ricevere email «potrebbe essere compromessa». Quella sulla gestione dello spazio è più netta: «Non puoi inviare o ricevere email». Non so dirti quale delle due valga per il tuo account, quindi conviene trattarlo come il caso peggiore: con l'account pieno, puoi perdere la posta in arrivo.

Cosa conta nei 15 GB, e cosa no

Google conteggia nella stessa quota:

• i messaggi e gli allegati di Gmail, comprese le cartelle Spam e Cestino.
• i file su Drive, PDF, immagini e video compresi.
• le foto e i video su Google Foto in qualità originale, e quelli in «Risparmio spazio di archiviazione» di cui è stato fatto il backup dopo il 1° giugno 2021.
• i file creati o modificati dopo il 1° giugno 2021 in Documenti, Fogli e Presentazioni.
• le registrazioni delle chiamate di Meet e i backup di WhatsApp su Android.

Non pesano le foto e i video salvati in alta qualità prima del 1° giugno 2021, né i file di Documenti, Fogli e Presentazioni caricati o modificati l'ultima volta prima di quella data. I file in cartelle condivise con te pesano solo sul proprietario. Se però ne fai una copia, la copia è tua e conta.

In che ordine liberare spazio

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1. Svuota Spam e Cestino di Gmail, poi il Cestino di Drive e quello di Foto. Google la chiama la via più rapida per recuperare spazio.
2. Aspetta. Dopo l'eliminazione di molti file i sistemi di Google impiegano di solito 48-72 ore ad aggiornare il conteggio. Se l'account è ancora pieno dopo 30 minuti, la guida manda alla pulizia avanzata.
3. Cerca i file grossi in Gmail con gli operatori di ricerca: has:attachment larger:10M per gli allegati sopra i 10 megabyte, filename:.pdf larger:5M per i PDF sopra i 5, older_than:2y has:attachment per gli allegati più vecchi di due anni.
4. Su Drive apri «Spazio di archiviazione» dal menu a sinistra: i file sono già ordinati dal più grande al più piccolo. Drive non ha uno strumento per trovare i duplicati, e vanno cercati a mano, per esempio i nomi che finiscono con «(1)» o «Copia di».
5. Guarda i backup nella sezione Backup dello spazio di archiviazione e i dati nascosti delle app in Drive, sotto «Gestisci applicazioni».

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Le vecchie foto. Se hai eliminato migliaia di foto e lo spazio non è cambiato, di solito erano quelle in «Risparmio spazio di archiviazione» salvate prima del 1° giugno 2021: non occupavano quota, quindi cancellarle non ne libera.

WhatsApp su Android. I video sono in genere la parte più pesante del backup. Se cancelli il backup da Google senza cambiare le impostazioni dell'app, al backup successivo ne compare uno nuovo. Prima in WhatsApp vai su Impostazioni, Chat, Backup delle chat e disattiva «Includi video», poi elimina il vecchio da one.google.com/storage/management. L'eliminazione è definitiva: se cambi telefono o reinstalli WhatsApp prima di un nuovo backup, perdi la cronologia delle chat. Google avverte anche che i backup non aggiornati da 5 mesi potrebbero essere eliminati in automatico.

Drive per computer. Mostra numeri diversi dal sito perché sul disco tiene file segnaposto leggeri e non i file veri. Lo spazio di Google e quello del computer sono due conti separati, e la differenza è normale.

Se resti sopra il limite per due anni

Superare la quota per oltre due anni è il caso in cui Google scrive che tutti i contenuti dell'account, Gmail, Foto, Drive e backup Android compresi, potrebbero essere rimossi. È la regola che raccontiamo anche nel pezzo sull'account Google inattivo, dove vale per le foto. Google dice che prima ti avvisa via email o con notifiche almeno 3 mesi prima che i contenuti diventino idonei per l'eliminazione, e che ti lascia scaricare i dati o liberare spazio per evitarla.